Ce que vous devez savoir pour se mettre en conformité à propos des logiciels de caisse
La loi de finances pour 2025 a introduit une réforme importante concernant l’utilisation des logiciels ou systèmes de caisse. À partir du 1er septembre 2025, l’auto-certification ne sera plus acceptée. Voici ce que vous devez savoir pour vous préparer à cette échéance :
Contexte de la réforme
Depuis le 1er janvier 2018, les commerçants assujettis à la TVA doivent utiliser des logiciels ou systèmes de caisse certifiés, garantissant l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données. Jusqu’à présent, la conformité pouvait être prouvée par un certificat délivré par un organisme accrédité ou une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel, cette dernière constituant une forme d’auto-certification.
L’article 43 de la loi de finances pour 2025 (loi n° 2025-127 du 14 février 2025) met fin à cette possibilité. Désormais, seul un certificat émanant d’un organisme accrédité sera accepté pour démontrer la conformité aux exigences prévues au 3° bis de l’article 286 du CGI.
Rappel de l’article 286-I-3° bis du CGI
L’article 286-I-3° bis du Code général des impôts (CGI) stipule que toute personne assujettie à la TVA qui effectue des livraisons de biens et des prestations de services à destination de clients particuliers et qui enregistre les règlements reçus en contrepartie au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse doit utiliser un logiciel ou système de caisse respectant les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
Définition d’un logiciel ou système de caisse
Selon l’administration fiscale, un logiciel ou système de caisse est un système informatisé doté d’une fonctionnalité permettant de mémoriser et d’enregistrer extra-comptablement des paiements reçus en contrepartie de vente de marchandises ou de prestations de services.
Voici quelques exemples de logiciels ou systèmes de caisse :
- Sites de e-commerce
- Automates de paiement
- Bornes de commande
- Distributeurs automatiques de marchandises
Principes de conformité
La réforme impose que les logiciels ou systèmes de caisse respectent les principes suivants :
- Inaltérabilité : Les données doivent être protégées contre toute modification ou suppression. Cela garantit que les informations restent fidèles et exactes.
- Sécurisation : Les données doivent être sécurisées pour empêcher tout accès non autorisé. Cela inclut des mesures de protection contre les fraudes et les piratages.
- Conservation : Les données doivent être conservées de manière à être accessibles et lisibles pendant toute la durée de conservation légale. Cela permet de répondre aux exigences de contrôle fiscal.
- Archivage : Les données doivent être archivées de manière à garantir leur intégrité et leur disponibilité sur le long terme. Cela assure que les informations peuvent être récupérées en cas de besoin.
Validité du certificat
Le certificat de conformité doit être renouvelé en cas de changements majeurs apportés au logiciel ou au système de caisse. Il reste donc valable pour une version donnée d’un logiciel ou système de caisse tant que ce dernier ne fait pas l’objet d’une nouvelle version majeure.
Tolérance administrative
La certification n’est pas requise si tous les paiements reçus en contrepartie des ventes ou prestations de services passent directement par un établissement bancaire (et non par un prestataire de services de paiement). Il suffit donc d’un seul paiement en espèces pour entrer dans le champ d’application de cette obligation.
Conservation des données et justificatifs
Les données et justificatifs doivent être conservés pendant six ans à partir de la date d’émission du dernier ticket de caisse. Ce délai de conservation permet à l’administration fiscale de procéder aux contrôles nécessaires.
Obtention du certificat
Pour obtenir la certification de vos logiciels ou systèmes de caisse, il est nécessaire de vous rapprocher de l’éditeur de votre système de caisse. L’éditeur devra fournir un certificat établi par un organisme accrédité tel que :
- LNE (Laboratoire National de Métrologie et d’Essais) : https://www.lne.fr/fr/certification/certificats-emis-LNE
- AFNOR Certification (NF525) : https://certification.afnor.org/numerique/nf-logiciel-de-gestion-d-encaissement
Échéances à venir
- Jusqu’au 31 août 2025 : Les commerçants peuvent continuer à utiliser une attestation individuelle de l’éditeur pour prouver la conformité de leur logiciel.
- Du 1er septembre 2025 au 28 février 2026 : Les logiciels devront soit être certifiés, soit faire l’objet d’une démarche formelle de certification. L’éditeur devra pouvoir présenter un engagement contractuel avec un organisme certificateur (contrat signé, devis accepté ou commande ferme) au plus tard le 31 août 2025.
Sanctions
Le non-respect des obligations prévues à l’article 286 du CGI expose les contrevenants à une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse concerné. Il est donc crucial de se mettre en conformité avant les dates limites.
Pourquoi cette réforme ?
Cette réforme vise à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA. En imposant des logiciels de caisse certifiés, l’administration fiscale s’assure que les données enregistrées sont fiables et sécurisées. Cela facilite les contrôles fiscaux et réduit les risques de fraude. La fin de l’auto-certification garantit que tous les logiciels de caisse utilisés respectent les normes de sécurité et de fiabilité requises, contribuant ainsi à une meilleure transparence et à une concurrence plus équitable entre les commerçants.
Nous vous encourageons à vérifier dès maintenant la conformité de vos logiciels de caisse et à entamer les démarches nécessaires pour obtenir la certification auprès d’un organisme accrédité. N’hésitez pas à vous rapprocher de votre comptable pour toute question ou besoin d’accompagnement dans cette transition.
